Proforma számla kifejezést sokan használják a köznyelvben, ami nem más lényegében, mint egy díjbekérő bizonylat. Nagyon fontos, hogy egy olyan díjbekérő bizonylatról beszélünk, mely nem számít adóügyi bizonylatnak! Ennek megfelelően kiállításával nem keletkezik adófizetési kötelezettség sem, hiszen nem igazolja az értékesítés teljesítését sem!

A proforma számla kiállításával, egy olyan díjbekérő bizonylatot adunk át a vevő részére, amely a keletkező számla minden részletes adatát tartalmazni fogja, azaz pontosan látható, hogy a vevő milyen termékeket/szolgáltatásokat fog megkapni és milyen értékben. A vevő ennek megfelelően tudja elutalni a díjbekérő ellenértékét. A számla kiállítójának viszont még nem keletkezik adófizetési kötelezettsége azáltal, hogy kiállít egy díjbekérő bizonylatot, azaz a proforma számlát.

Proforma számlát csak a tényleges teljesítés előtt használható, hiszen díjbekérőként funkcionál. Amennyiben a teljesítés megtörtént (azaz a terméket átadtunk a vevő részére, vagy a szolgáltatás teljesítésre került) és készpénzes kiegyenlítés megvalósult, úgy a számlát haladéktalanul ki kell állítani! – Ez törvényi előírás! (Ebben az esetben nem lehet proforma számlát használni, mellesleg a díjbekérő kiállításának itt nem is lehet jelentősége!)

Ha a teljesítés és a pénzügyi rendezés sem történt meg, úgy kiállítható a proforma számla, mint díjbekérő a vevő részére. A díjbekérőre történő utalásnál viszont lényeges szempontokat kell figyelembe venni:

• Amennyiben az átutalás megérkezik, de a teljesítés nem történt meg, úgy a beérkező pénz okán előleg számlát kell kiállítani! Azaz, egy olyan számlát, melyen a teljesített termék/szolgáltatás nem más mint maga az előleg!
• Amennyiben az átutalás megérkezik és vele együtt a teljesítés is megvalósul, úgy a díjbekérő alapján lehet a számlát kiállítani. Nagyon fontos, hogy a számlát ebben az esetben 15 napon belül ki kell állítani.

A két eset abban különbözik egymástól, hogy míg az első esetben az átutalás dátumáig nem történik teljesítés előleg számlát kellene kiállítani törvényileg, míg a második esetben az átutalás dátumával megegyező vagy korábbi napon történt a teljesítés, így normál számla kiállítása lesz a szükséges, melyet 15 napon belül kell megtenni!

A számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályai a 2016-os évben a következő PDF-ben részletesen olvasható:
NAV által kiadott összefoglaló

Proforma számla kiállítására van lehetőség az Okos-Ügyvitelben az Értékesítés / Megrendelések menüpont alatt. A megrendeléseken alapértelmezetten megjelenő fejléc a “Megrendelés” szó, viszont ez szabadon szerkeszthető/módosítható a Törzsadatok/Bizonylattömbök menüpont alatt, így ha itt átnevezzük a megrendelés tömb fejléc szövegét Proforma számla -ra akkor a kiállított megrendelés bizonylaton már a proforma számla megnevezés fog szerepelni.