Beszerzés / Beszerzési kosár funkció két módszert tud támogatni rendkívül hatékonyan az árukészlet bevételezésénél. Az egyik alapvető folyamat, hogy megérkezik az új árukészletünk a raktárunkba és szeretnénk ezt a programban is nyilvántartani, bevételezni.

A másik módszer csak abban tér el, hogy egy kicsit előrébb indul a folyamat, azaz itt még csak a beszerzendő termékek listáját szeretnénk összeállítani, amit a beszállítónktól szeretnénk megrendelni. Majd pedig ha a beszállítótól megérkezik az árukészlet, akkor természetesen azt szeretnénk bevételezni is.

A fenti két folyamat azért tér el egymástól logikailag, mert az első esetében már nálunk vannak azok a termékek amit egyszerűen szeretnénk bevételezni a leggyorsabban, a második esetében pedig támaszkodunk egyéb információkra, hogy egyáltalán mely termékeket is szeretnénk megrendelni egy adott beszállítótól!

A beszerzési kosárral igyekeztünk mindkét esetben támogatást nyújtani, hogy az áru beszerzési folyamatok gyorsak és hatékonyak legyenek!

Beszerzési kosár az Okos-Ügyvitel ERP modulból érhető el kizárólag!

Árubeszerzési folyamatok során több szempont is adódhat, hogy mely termékeket szeretnénk megrendelni a beszállítónktól, ezek lehetnek:

• Vevői rendelés nem teljesíthető – a megrendelt termék nincs raktáron
• Minimum készlet mennyiség alá csökkent a raktárkészlet az adott termékből
• Adott időszaki fogyás jelentése alapján rendelünk árukészletet
• Plusz ha a fentiek bármelyike alapján egy adott beszállítótól rendelünk bizonyos termékeket, akkor a listát kiegészíthetjük a beszállító egyéb termékeivel is, a szállítási folyamatok optimalizálása miatt

Az áru beszerzési folyamatok tehát láthatóan eltérőek lehetnek, igényektől függően, vagy vizsgálati szempontoktól függően!

• A folyamat nyilvántartása nem lesz időveszteség, mivel a megrendelt termékek rákerülnek egy bejövő rendelés bizonylatra, amelyből egy kattintással készíthetünk raktári beszerzést, bejövő számlát
• A beszállítói rendelések nyilvántartásával összesítjük a termékeknél, hogy milyen mennyiségben várható az új készlet érkezése, így nem kell sem fejben tartanunk az információt, vagy egy külön nyilvántartást vezetni a rendeléseinkről, továbbá a cégen belül minden kereskedő láthatja, hogy pontosan mely termékeket rendeltük már meg, melyek vannak beszállítás alatt

A beszerzési kosár fejlesztésénél az áru beszerzési folyamatot vizsgáltuk, hogy azt leképezve a leghatékonyabban tudjuk az árubeszerzéseinket nyilvántartani. A beszerzendő termékek összeállítására, így a következő lehetőségek állnak rendelkezésre:

• ‘Teljesíthető rendelések’ listájából: mivel a program kimutatja, hogy mely rendelések, mely termékei nem állnak rendelkezésre az értékesítéshez, egyetlen kattintással áthelyezhetjük ezen termékek listáját a beszerzési kosárba, melyből beszállítói rendelést tudunk készíteni! SHIFT vagy CTRL segítségével a termékek listája válogatható is. Ha nem választunk terméket, csak a nem teljesíthető termékek kerülnek a kosárba.
• ‘Készletek mennyiségi vizsgálata…’ kimutatásokból szintén összeválogathatóak a termékek SHIFT vagy CTRL és egér segítségével, amelyek a kosárba helyezhetőek! Ezen kimutatások azért lényegesek, hiszen a program itt kiszámolja a minimum készlet és a beérkező készlet figyelembe vétele mellett már a beszerzendő készlet mennyiségét! Azaz meghatározza a pontos beszerezendő mennyiséget a program, így csak a listát kell szintén összeállítanunk már!
• ‘Árrés termékenként számlák alapján’: adott időszakra beszűrve a lista kimutatja, hogy mely termékek, milyen mennyiségben kerültek eladásra, így innen szintén összeállítható a beszerzendő termékek listája!
• Plusz ha a fenti termék válogatásánál egy adott beszállítótól rendelünk bizonyos termékeket, akkor a termék listák szűrhetőek a beszállítói adatokra, így a listát kiegészíthetjük a beszállító egyéb termékeivel is, a szállítási folyamatok optimalizálása miatt
• Termék hozzáadása közvetlenül a kosár listából manuálisan egyenként, vagy vonalkód leolvasóval, vagy import segítségével tömegesen excelből akár vágólapról közvetlenül beillesztve

• A kosárban automatikusan a vonalkód leolvasó mezőben villog a kurzor
• Olvassuk le az első termék vonalkódját
• Felugró ablakban megjelenik a vonalkóddal azonosított termék
• Adjuk meg a beszerzett mennyiséget és a beszerzési árat
• Enter vagy Mentés gomb segítségével adjuk hozzá a kosárhoz a terméket
• Küldés gomb segítségével a kosárban szereplő termékekből iktatható: Bejövő számla, Raktári bevét, Bejövő szállítólevél, Bejövő rendelés (beszállítói rendelés)

A fenti műveletek működnek vonalkód leolvasó nélkül is, így gyorskeresés funkcióval is kiválasztható a termék, valamint bal oldalt található kategória aktív szűréssel is szűkíthetjük a termékek listáját.

Amennyiben a megrendelt termékeinket egy excelben állítjuk össze, vagy a megérkezett árukészletről a beszállítótól kapunk egy Excel fájlt, úgy a beszerzési folyamat szintén gyorsítható, hiszen a termékeket mostantól nem kell kézzel bevételezni, elég a fájlban lévő adatokat vágólapra másolni, amit be tudunk illeszteni azonnal a Beszerzési kosárba! Így szintén rengeteg idő megtakarítható egy nagyobb termék lista beszerzésének iktatásával, továbbá a hibázási lehetőségek is megszűnnek!

Importhoz elég a következő adatok megadása egy Excel fájlban akár:

• Termék azonosításához használható mezők: Termék kód, Termék, Vonalkód
• Mennyiség
• Nettó, vagy Bruttó érték megadása
• Áfa kulcsot az importálás előtt kell beállítani a kosáron
• Raktárat az importálás előtt kell megadni a kosáron

Beszerzési kosárban a meglévő termékek adatlapja szerkeszthető, így módosíthatjuk akár az eladási árat, a minimális készletmennyiséget, közvetlenül a beszerzési adatok iktatásánál!

A beszerzendő termékek kiválasztásánál a program kimutatja az ‘Utolsó beszerzési árat’, valamint megadjuk a ‘Raktárkészlet átlagára’ mezőben a raktáron lévő termékhez nyilvántartott átlagos beszerzési árat, hogy ezáltal is jelezzük, hogy az új beszerzési ár, miként viszonyul az utolsó beszerzési árhoz, vagy az átlagárhoz.

A beszerzési ár adatok megjelenítése jogosultsági beállításhoz kapcsolható, azaz megfelelő jogosultság nélkül az utolsó beszerzési ár és a termék aktuális átlagára nem fog megjelenni!