Leltározás folyamata

Készletek / Leltár

Leltározás funkció elérhető a következő modulokból:

  • Okos-Ügyvitel
  • Okos-Számla és Készlet
  • Okos-Készlet

Okos-Készlet miniben nem érhető el a funkció! Ennek megfelelően az Okos-Készlet miniben csak Raktári bevéttel készíthető el a leltári többlet iktatása és Raktári kivéttel adható meg a leltárhiány.
 
FONTOS! Gépi raktárkészlet hozzáadását a fizikai, valós leltározással egy időben kell hozzáadni! Hiszen a program ekkor kéri le a rendszerben lévő raktári készletet, amit össze kell hasonlítani a valós, leltározott mennyiségekkel! Egy darab leltár bizonylaton egy termék csak egyszer szerepelhet, hiszen egy terméknek adott leltározott mennyisége van, egy meghatározott raktárra. Egy adott leltárat éppen ezért egy felhasználó tud kezelni egy adott időben!
 

Új leltár bizonylat

Új leltári bizonylat a Készletek / Leltár / Új tétel gomb segítségével hozható létre.

  • Adjuk meg a leltár dátumát
  • Válasszuk ki a leltározandó raktárat
  • Adjuk hozzá a leltárhoz a leltározandó termékeket
Termék hozzáadása a leltárhoz

Termék hozzáadásánál 3 különböző módszert alkalmazhatunk:

  • Gépi raktárkészlet hozzáadása a leltárhoz – (termékek csoportos hozzáadása)
  • Új tétel gomb segítségével – (termékek tételes hozzáadása)
  • Vonalkódleolvasó segítségével – (termékek tételes hozzáadása)
Gépi raktárkészlet hozzáadása a leltárhoz (csoportos hozzáadás)

Leltár bizonylaton a Leltári műveletek / Gépi raktárkészlet hozzáadása a leltárhoz művelet meghívásával hozzáadódik a leltári bizonylathoz kiválasztott raktár, megadott dátumán raktári készlettel rendelkező termékek.

Az automatikus termék hozzáadás esetén a program beemeli a leltározás előtti mennyiséget, melyet beállítunk azonnal leltározott mennyiségnek is! Ez biztosítja azt, hogy a művelet meghívásával nem keletkezik sem leltár hiány, sem leltártöbblet! A leltár akár el is menthető és utólag is szerkeszthető. Ha a leltározott mennyiséget nem írjuk át, akkor lényegében a leltár semmilyen készletmozgást nem fog rögzíteni értelemszerűen, hiszen nem adtunk meg készletváltozást!

Ha már rendelkezünk a valós leltári mennyiségekkel, akkor így csak azon termékek esetén kell megadnunk a helyes valós raktári készletet, ahol az nem egyezik meg a gép szerinti értékkel! Ebben az esetekben fog jelentkezni leltári többlet/leltári hiány.

FONTOS! Gépi raktárkészlet hozzáadását a fizikai, valós leltározással egy időben kell hozzáadni! Hiszen a program ekkor kéri le a rendszerben lévő raktári készletet, amit össze kell hasonlítani a valós, leltározott mennyiségekkel! (amennyiben nem tételesen egyesével szeretnénk hozzáadni a leltárhoz a termékeket!)

Termék hozzáadása az Új tétel gomb segítségével (tételes hozzáadás)
  • Válasszuk ki a leltározandó terméket
  • Raktár készlet mezőben megjelenítjük a jelenlegi raktárkészlet mennyiségét
  • Valós készlet mezőbe adjuk meg a leltározott mennyiséget
Termék hozzáadása Vonalkódleolvasó segítségével (tételes hozzáadás)
  • Álljunk a vonalkód mezőbe és olvassuk be a termék vonalkódját
  • Raktár készlet mezőben megjelenítjük a jelenlegi raktárkészlet mennyiségét
  • Valós készlet mezőbe adjuk meg a leltározott mennyiséget
Leltári különbözetek értéke

Minden leltári mozgás értékben is változtatja a raktári készletet, legyen szó leltári többletről, vagy leltári hiányról. Amennyiben leltári többletet rögzítettünk meg kell adnunk a leltári többlet beszerzési egységárát! Leltári hiány esetén (azaz leltári kiadás esetén) a leltár hiányhoz kapcsolódó árat nem kell megadnunk, hiszen a program a FIFO módszer szerint fogja csökkenteni a raktári készletet. Azaz a program automatikusan a legrégebben raktáron lévő készlet beszerzési árának értékével fogja csökkenteni a raktárunk készletét.

Leltári többlet esetén éppen ezért meg kell adnunk az állományváltozás egységára mezőben a raktári bevételezés értékét. Ehhez segítségképp megmutatjuk az utolsó beszerzési árat, valamint a leltározás előtti beszerzési átlagárat is.

Leltár zárása / visszanyitása

Leltár listában található a Leltári műveletek menüpont alatt a Leltár zárása ás a Leltár visszanyitása művelet.
Leltár zárása után a leltáron szerepelő termékek nem módosíthatóak, további termék nem adható a leltárhoz.

Nagyon lényeges, hogy a program a leltár zárással kalkulálja ki a leltári kiadások esetén a valós készlet csökkenési árakat, így a leltár bizonylat nyomtatása előtt ajánlott lezárni a leltárat.

Leltár bármikor visszanyitható és így módosíthatóvá válik a visszanyitási művelet segítségével!

Selejtezés

Leltárhiány esetén, ha az állományváltozás jogcímeként a selejtezést választjuk, úgy a Leltári listából kinyomtatható egy selejtezési jegyzőkönyv is, mely tételesen felsorolja a selejtezett termékeket és kimutatja a selejtezett termékek értékét is!

Leltározás előtti mennyiségek újraszámítása

Leltározás előtti mennyiségek újraszámítása egy speciális művelet! Használata előtt egyeztessen ügyfélszolgálatunkkal! A művelet a Leltár bizonylaton a Leltári műveletek / Újraszámítás: leltározás előtti mennyiségekre menüpont alól érhető el. A funkció arra az esetre szolgál, hogy ha a leltár létrehozásának pillanata után visszamenőlegesen bármilyen készletmozgással járó esemény történik (módosítás, stornózás, új bizonylat létrehozása) Ennek hatására a leltárban lementett leltározás előtti mennyiségek így már fals számok lehetnek, hiszen a leltár után visszanyúltunk a múltba. Amennyiben leltározott mennyiségeink helyesek, akkor ilyen esetben sem kell a leltárunkat rontani és új leltárt készíteni, hanem egyszerűen újra számíttathatjuk a leltározás előtti mennyiségeket, hogy a leltár készlet beálljon a leltárnak megfelelő leltározott mennyiségekre!

Leltározott mennyiségek nullázása

A művelet a leltári bizonylat ablakán a Leltári műveletek / Leltározott mennyiségek nullázása menüpont alól érhető el. A funkció a leltári bizonylaton szereplő termékek leltározott mennyiségét nullára állítja, így minden termék raktárkészlete nulla lesz!

Ha minden terméket nullázni szeretnénk, ami a raktárkészleten szerepel, úgy az eljárás a következő:
  • Készletek / Leltár / Új tétel gomb
  • Válasszuk ki a raktárat és adjuk meg az időpontot a leltár ablakán
  • Leltári műveletek / gépi raktárkészlet hozzáadása a leltárhoz – művelettel hozzáadható az összes termék aktuális raktárkészlet mennyisége a leltárhoz
  • Leltári műveletek / Leltározott mennyiségek nullázása – művelettel minden termék leltározott mennyiségét a program nullára állítja
  • Mentsük le a leltár bizonylatot
  • Ellenőrzés: Vezetői információk / Készletnyilvántartási jelentés lenyíló menüpont / Aktuális készletérték raktáranként (szűrjünk a leltározott raktárra)
Nyomtatható dokumentumok

A leltár listából a következő dokumentumok nyomtathatóak igény szerint PDF formátumban a leltár bizonylatot kiválasztva:

  • Leltárív
  • Leltár bizonylat
  • Selejtezési jegyzőkönyv
  • Leltár bizonylaton összesítésre kerül minden állományváltozás (leltári többlet/hiány) értékben is, így a könyvelési adatokat teljes mértékben alá tudja támasztani hitelesen!

     

    Adott időszaki készletérték lekérdezése

    Vezetői információk / Készletnyilvántartási jelentés / Kimutatások / Adott időszaki készletérték

    Adott időszaki készletérték segítségével utólag is lekérdezhető visszamenőlegesen is bármelyik tetszőleges dátumra a leltár értéke, ezáltal ez a kimutatás is lényegében egy leltár, vagy éppen ezért a leltár ellenőrző dokumentuma is lehet.

     

    Leltár fogalma – alapismeretek