Büszkén jelentjük be, hogy rengeteg fejlesztési és tervezési munka után a 2022. júniusi verzióval elkészült egy új különálló program modul az: Okos-Ügyvitel Webshop Manager
Az új program vezió minden funkcióval rendelkezik, mely az Okos-Ügyvitel ERP modulban elérhető volt, de kiegészül a webáruházak üzemeltetőinek rendkívül hasznos megoldásokkal! Lényegében a teljes értékesítési folyamat irányítása átkerül a webáruházakból az ügyviteli rendszerbe, így nem kell több rendszert használni a rendelések feldolgozása során!
Az Okos-Ügyvitel Webshop Manager programverzió az Okos-Ügyvitel ERP modult egészíti ki számos megoldással, mely a webáruházak hatékony managelését segíti! A Webshop Manager modul lehetővé teszi, hogy minden értékesítési folyamatot egy helyről kezeljünk, egy központi ügyviteli rendszerből, mely különösen hasznos lehet több webáruház irányításánál!
A Webshop Manager modul segítéségével rálátásunk lesz minden rendelésre, minden csomagra, egy központi vezérlőpulton keresztül, azok minden lényeges állapotára. Az értékesítési folyamat állapotára, a csomagolási állapotra, a számlázási állapotra, kiegyenlítési adatokra stb., minden információt megadunk egy központi felületen a Webshop Managerben!
A WebShop Manager modul fő előnye, hogy az értékesítési folyamat áthozható az ügyviteli rendszerbe, így innentől a rendelési állapot váltásokat, nem a webáruházakban kell végrehajtani, hanem minden rendelést a WebShop Managerben kezelhetünk.
Ez azt is jelenti, hogy minden állapotváltásról az ügyviteli rendszer küldi ki az értesítő emailt a vevő részére: a rendelés visszaigazolásról – új rendelés beérkezésétől kezdődően, az előre utalásos rendelések esetében a díjbekérő bizonylat automatikus kiküldésén át, a sikeres vásárlási folyamat lezárásáig bezárólag!
Webáruház esetén a csomagok irányításánál egyik fő problémaként azt láttuk, hogy a webáruházzal rendelkező cégek egyszerre több rendszerben kell adminisztrálni a folyamatokat, azaz egyszerre kezelik a webáruházban a rendeléseket, majd külön kezelik a számlázást és külön kezelik a készletkezelést, akár ezt 3 különböző programmal. Az Okos-Ügyvitel WebShop Manager erre kíván megoldást nyújtani, hogy mostantól teljesen függetlenítheti magát minden webáruházas cég a webáruháztól. Az megmaradhat egy értékesítési felületnek, ahol a terméket értékesítik, de minden folyamat irányítást az ügyviteli rendszer kezel le, a csomag kezelést, a számlázást és a készlet kezelést is egyszerre!
A WebShop Manager modul előnye hatványozottan megjelenik több webáruház kezelés esetén, hiszen az előbb említett programhasználat ez sokszorozódik több webáruház esetén, viszont a WebShop Manager segítségével már mindegy hány és milyen webáruházból érkezett be a rendelés, azt egyszerre tudjuk szűrni például, hogy melyek amelyek GLS csomagküldő részére kell összeállítani és teljesíthetőek készlet alapján és kiegyenlítve vannak, vagy utánvétesek ezáltal csomagolhatóak. A csomag állapot nyilvántartást mostantól nem kell webáruház admin felületenként külön-külön kezelni, az megoldható egy központi vezérlő pultról!
A WebShop Manager modullal a rendelések adatait összesítjük. Új szűrési lehetőségek segítenek a rendelések hatékony feldolgozásban. A rendelések fő listavezető eleme a rendelés állapotok, mely külön színnel emelik ki a rendelés feldolgozás folyamatait.
- Rendelés szerkesztése
- Riasztás beállítása
- Megrendelés állapot váltása
- Előleg számla kiállítása megrendelésből
- Számlák kiállítása megrendelésből – tömeges kijelöléssel
- Megrendelések, számlák kiegyenlítése
- Kiszedési jegyzék nyomtatása
- Csomag átadása futárszolgálatnak API kapcsolaton keresztül – csomag címke letöltése
- Megrendelések, számlák nyomtatása
- Rendelés státuszát / rendelés állapotát
- Teljesíthetőségét készlet mennyiség alapján
- Kiegyenlítés állapotát
- Csomagolás állapotát
- Futár állapotot
- Számlázási állapotát
Bevezetésre kerül a rendelési állapotok beállítási lehetősége, így minden rendeléshez a webáruházakban megszokott módon állítható be a rendelési állapot. A rendelési állapotokat így mostantól nem szükséges a webáruházban kezelni, mivel az elérhető mostantól az Okos-Ügyvitel WebShop Manager modulban!
Így lényegében a webáruház az értékesítési felületként szolgál a továbbiakban, hiszen minden ügyviteli folyamatot már az Okos-Ügyvitel kezel. Nem csak a számlázást és a készlet kezelést, de a rendelések értékesítési folyamatát is, így bármilyen utólagos módosítást nem kell két rendszerben külön-külön kezelni, elég csak az ügyvitelben lekövetni. Ez azt is jelenti, hogy a WebShop Manager bevezetésével már lényegtelenné válik, hogy milyen állapotban van egy rendelés a webáruházban, hiszen a rendelés állapotát nem a webáruházban, hanem az ügyviteli rendszerben a Webshop Manager modulban kezeljük!
A Webshop Manager modulban a Törzsadatok / Beállítások lenyíló / Megrendelés állapotok menüpont alatt lehet létrehozni a rendelési állapotokat. Megrendelés állapot létrehozásánál meg kell adni az állapot nevét pl Rendelés visszaigazolás. Megadható a rendelés állapot sorrendje, mely sorrendiség alapján lesz berendezve a rendelés váltásnál, vagy szűrésnél a rendelési állapotok (hogy ne egyszerűen ABC sorrendben legyen a lista, hanem saját folyamataink alapján legyenek egymás alatt a rendelési állapotok)
Megrendelési állapothoz egy konkrét szín is választható, így jobban látszódik a WebShop Managerben, hogy melyik rendelés melyik folyamatnál jár. Email sablon is rendelhető a rendelési állapothoz, így rendelési állapot váltással lényegében email sablont is választunk azonnal.
Beállítható az Auto Email funkció, melynek segítségével a megadott rendelési állapotba került rendelésről azonnal email értesítőt küld a program automatikusan! Ilyen lehet pl. egy új rendelés letöltése, vagy GLS futárszinkron váltás. Azaz ha egy háttér folyamat beállít egy rendelés állapotot, mint pl egy új rendelés letöltése, vagy csomag állapot lekérdezése a futár cégtől, úgy a program azonnal email értesítést küld a beállított email sablonnal.
Valamint beállítható egyetlen egy állapot alapértelmezettnek. Így az alapértelmezett rendelési állapottal jön létre minden új rendelés! Ez felülbírálható fizetési módoktól függően, azaz ha egy fizetési módhoz rendelünk megrendelési állapotot, akkor az alapértelmezettől eltérően a fizetési módhoz rendelt rendelési állapottal jön létre az új rendelés!
Rendelés állapot váltható minden művelettel, amely elérhető a WebShop Managerben (pl. számlázás, csomagfeladás, díjbekérő küldés stb.), de elérhető egy dedikált lehetőség is a Műveletek / Állapot váltás menüpont alatt. Az állapot váltásnál beállítható, hogy a vevőt-vevőket tájékoztatjuk-e az állapot váltásról (ez külön látszódik a mentés gombnál is, figyelmeztet a program, hogy csak állapot váltást hajtunk-e végre, vagy a mentéssel emailt is küldünk a vevőnek-vevőknek tömegesen). Ha email küldést nem állítunk be, akkor az állapot váltásnál megadott megjegyzés csak egy belső megjegyzés lesz a rendeléshez, mely a rendelésnél az Állapot változások listában kerül megjelenítésre.
Az állapot változásokat rögzítjük felhasználónként műveletekkel együtt, azaz látható, hogy melyik felhasználó pontosan mikor és milyen állapotot állított be egy rendelésnek, vagy milyen műveletet végzett el rajta, például számlát állított ki, vagy kiegyenlítette a rendelést.
Mikor letöltődik egy új rendelés a webáruházból, úgy automatikusan beállítható a rendelési állapota, vagy az alapértelmezett rendelési állapottal, vagy a fizetési mód alapján azaz:
A Webshop Manager modulban a Törzsadatok / Beállítások lenyíló / Megrendelés állapotok menüpont alatt létrehozott állapotot állítsuk be alapértelmezettnek, így minden új rendelés ezzel az állapottal fog létrejönni.
A Webshop Manager modulban a Törzsadatok / Beállítások lenyíló / Fizetési módok / Fizetési mód szerkesztése / Egyéb menüpont alatt rendeljünk megrendelési állapotot a fizetési módhoz, ha az új rendelés letöltésénél szeretnénk, hogy például az előre utalásos rendelések külön rendelési állapottal jöjjenek létre. Ez azért lehet hasznos, mert így automatikus díjbekérőt is tudunk küldeni az előre utalásos rendeléseknek majd!
Azaz, ha a szinkron folyamat letölt egy rendelést a webáruházból, annak a megrendelési állapota a rendelés fizetési módjához rendelt megrendelési státusz lesz automatikusan!
A Webshop Manager modulban a Törzsadatok / Beállítások lenyíló / Fizetési módok menüpont alatt a fizetési mód szerkesztésénél az Egyéb fül alatt megadható a Fizetési típus, melyek a következőek lehetnek:
- Előre utalás
- Azonnali fizetés
- Utánvét
A fenti típus kezelés több lehetőséget is ad számunkra, így azt is, hogy ha egy új rendelés letöltődik a webáruházból, melynek fizetési típusa “Azonnali fizetés” mert a fizetési módja például bankkártyás fizetési mód, úgy a létrejött rendelés az ügyvitelben automatikusan kiegyenlítésre kerül! Ha az automata kiegyenlítést nem szeretnénk beállítani, úgy a fizetési módhoz ne rendeljük hozzá az “Azonnali fizetés” típus beállítást!
Ha egy új rendelés jön létre a webáruház alapján az ügyvitelben, úgy az automatikus visszaigazoló emailt az ügyvitel küldheti ki a vevő számára, ha a rendelési állapothoz bepipáljuk az Auto Email funkciót!
Törzsadatok / Beállítások / Megrendelési állapotok listában be kell pipálni az Auto Email opciót és válasszuk ki a hozzá kapcsolódó email sablont. Az auto email bekapcsolását azon rendelési állapotoknál állítsuk csak be, amellyel létre jöhet új rendelés és ezáltal automatikusan szeretnénk értesíteni a vevőt. Ez lehet egy rendelés visszaigazolás, vagy egy automatikus díjbekérő is!
Ha egy új rendelés jön létre a webáruház alapján az ügyvitelben, úgy az automatikus díjbekérőt tud küldeni a vevő számára, ha a rendelési állapotához bepipáljuk az Auto Email funkciót!
Itt érdemes felül bírálni, hogy mely fizetési módunk jelent előre utalásos fizetést, hiszen csak ezen fizetési módhoz szeretnénk küldeni előre díjbekérőt automatikusan. Így be kell állítani elsőként azt, hogy az új rendelés az előre utalásos fizetési módnál melyik rendelési állapotba kerüljön.
Törzsadatok / Beállítások lenyíló / Fizetési módok / Fizetési mód szerkesztése / Egyéb menüpont alatt adjuk meg azt a rendelési állapotot, amellyel létrejön majd az új rendelés, ha a webáruházból letöltésre kerül. (evvel a fizetési móddal)
Törzsadatok / Beállítások / Megrendelési állapotok listában keressük ki az előbbi rendelési állapotot, amelyet a fizetési módhoz rendeltünk, majd a rendelési állapot szerkesztésénél pipáljuk be az Auto Email funkciót és válasszunk a rendelési állapothoz egy email sablont is.
Így ha létrejön egy előre utalásos rendelés, az egy előre meghatározott rendelési állapottal fog létrejönni (fizetési módhoz rendelt állapottal), melyhez beállított sablon emailt küld majd a rendszer automatikusan!
Új email sablon mintákat hoztunk létre, hogy segítsünk a sablon emailek elkészítésében. Az email sablon minták lefedik a teljes értékesítési folyamatot. Ezeket egyedivé lehet tenni természetesen ízlés szerint html szerkesztőben.
Törzsadatok / Beállítások / Email sablonok / Új tétel / Minta betöltés mezőben kiválasztható bármelyik minta, majd a mező választó végén lévő művelet gombbal betöltésre kerül a minta előnézete. A gyári sablonok a szerkesztőben egyénileg tesre szabhatóak.
A html minta fájlok forráskódja is elérhető a Forrás nézet ikonnal, így a teljes sablon minta kimásolható és html szerkesztőben egyedire formázható. Módosíthatóak a HTML színek valamint a cég logó és minden adat!
A sablonban lévő cég logo mindenképp egyedileg beállítandó!
- Új rendelés – rendelés visszaigazolás
- Állapot váltás
- Díjbekérő küldés
- Csomag a futárszolgálatnak átadva
- Számla küldés
(A programban tárolt adatok meghívására használhatóak a következő előre beállított makrók)
- {$ugyfel} – távnyomtatás ablakban kiválasztott ügyfél
- {$ugyintezo} – távnyomtatás ablakban kiválasztott ügyfél
- {$bizonylatszam} – távnyomtatott bizonylat sorszáma (számlaszám, szállítólevél száma)
- {$brutto} {$penznem} – bizonylat bruttó összege és pénzneme
- {$kelte} – bizonylat kelte dátuma
- {$fizhat} – számla fizetési határideje, vagy érvényességi dátuma megrendelés, árajánlat esetén
- {$bankszamlaszam} – törzsadatok / cégadatok ablakban az alapértelmezett bankszámla szám – előre utalásos számlák, díjbekérők kiküldéséhez
- {$fizetesimod} – bizonylat fizetési módja
- {$rendelesszam} – webáruházas rendelés sorszáma
- {$tetelek} – webáruházas rendelés tételei html formázással
- {$szallitasiadatok} – webáruházas rendelésen a vevő által megadott szállítási adatok
- {$szamlazasiadatok} – webáruházas rendelésnél a vevő által megadott számlázási vevőadatok
- {$vevotelefon} – webáruházas rendelésnél a vevő telefonszáma
- {$szallitasimod} – webáruházas rendelésnél a rendelés szállítási módja
- {$allapot} – WebShop Manager modulban a rendelés állapota
- {$megjegyzes} – webáruházas rendelésnél a vevő által leadott megjegyzés
- {$allapotmegjegyzes} – WebShop Manager modulban manuálisan megadott megjegyzés
- {$csomagazonosito} – Futárszolgálat API kapcsolattal visszakapott csomagszám – megrendelés csomagszáma
- {$cegnev} – törzsadatok / cégadatok menüpontban rögzített regisztrált cég neve (azaz az email küldője)
- {$email} – törzsadatok / cégadatok menüpontban rögzített regisztrált cég e-mailcíme
- {$telefon} – törzsadatok / cégadatok menüpontban rögzített regisztrált cég telefonszáma
- {$web} – törzsadatok / cégadatok menüpontban rögzített regisztrált cég webcíme
- {$logo} – törzsadatok / cégadatok ablakban feltöltött logó
WebShop Manager / Műveletek / Riasztás beállítása menüpont alatt riasztás adható hozzá egy rendeléshez. A riasztás mellé belső megjegyzés is adható, valamint hozzárendelhető bármelyik felhasználóhoz. A listában külön piros csengő ikon jelzi a riasztott rendelést, valamint a belső megjegyzés is megjelenik a listában. A riasztás mindaddig az állapot váltás lista tetején található dátumtól függetlenül, amíg azt nem módosítjuk Elintézve állapotra.
Belső megjegyzés úgy adható egy rendeléshez, hogy a WebShop Manager / Műveletek / Állapot váltás menüpont alatt rögzítünk egy új bejegyzést úgy, hogy az Állapot mezőben a “Nincs állapotváltás” státuszt adjuk meg. A belső megjegyzés ráadásul formázható, kiemelhető félkövérrel, vagy betű méret is változtatható, vagy a betű szín is módosítható, így minden saját bejegyzés egyedire szabható.
WebShop Manager / Műveletek / Állapot váltás menüpont alól indíthatjuk az állapot váltást. Az állapot váltásról emailben értesíthető a vevő. Az állapot váltás tömegesen is végrehajtható, a kijelölt rendelésekre vonatkozóan. Az állapotváltás során az állapothoz rendelt email sablon automatikusan kiválasztódik, de az email sablon szabadon választható, valamint az email előnézet is megtekinthető.
Törzsadatok / Beállítások / Email sablonok / Új tétel menüpont alatt lehet létrehozni új email sablont, ahol elérhetőek a gyárilag létrehozott minták a teljes rendelési folyamatra. A gyári sablonok a szerkesztőben egyénileg testre szabhatóak.
WebShop Manager / Műveletek / Kiegyenlítés – visszavonás menüponttal egyenlíthető ki a WebShop Managerben kijelölt rendelések / számlák akár tömegesen is.
Amennyiben egy rendeléshez még nem készült el a számla, úgy a rendelés kiegyenlítésre kerül. Ha kiegyenlített rendelésből készül el a számla, úgy maga a számla is már kiegyenlített marad! A kiegyenlítéssel állapot váltás is végre hajtható és akár email is küldhető a vevők részére.
WebShop Manager / Csomag modul / Csomag összeállító-ellenőrző modullal akár egy rendeléshez tartozó termékeket ellenőrizhetjük le a csomag összekészítése során, vagy akár több rendelés összeállításában nyújt segítséget a termék összeszedéstől a csomagolásig.
A csomagoló modul használatával minden rendelésnek két állapotát fixen lekérdezhető azaz, hogy melyek azok a csomagok, amelyek még “Összekészítés alatt” állnak és melyek azok a csomagok amelyek már átkerültek a “Csomag ellenőrizve” állapotba.
Amennyiben 1 db csomagot jelöltünk ki a modulban a vonalkód leolvasásával ellenőrizhető, hogy a megfelelő termék kerül-e a csomagba. A rendszer automatikusan megjelöli a vonalkód leolvasóval beolvasott terméket.
Amennyiben a WebShop Managerben több rendelést jelöltünk ki a csomagmodulhoz, úgy a Termékcsoport fül alatt összesítjük termékenként a rendelésekhez kapcsolódó termékeket, azaz, hogy mely termékből milyen mennyiséget kell összeszedni. Bármelyik termékre kattintva a Termékek fülre visszavált a rendszer, így azonnal kimutatásra kerül, hogy a terméket kik rendelték meg milyen mennyiségben, így a csomag összeállítást hatékonyan tudjuk támogatni a mindennapok során!
Minden webáruházas rendelésnek, megrendelésnek van egy szállítási módja. A szállítási mód a webáruházból kerül letöltésre a megrendeléssel együtt. A szállítási módokhoz hozzá lehet rendelni mostantól a futárszolgálatokat, így a Futárszolgálatokra is rá lehet majd szűrni a WebShop Managerben, hogy melyek azok a csomagok, amelyek péládul GLS és melyek azok, amelyek MPL futárszolgálattal kerülnek kiszállításra. Több webáruházból letöltött rendelések esetén, így egy listában láthatjuk a GLS által kiszállítandó csomagokat.
Amennyiben a szállítási módok nevében meg lett adva a futár cég neve, pl. MPL, úgy a rendszer automatikusan hozzárendeli a szállítási módhoz az MPL futárszolgálatot. Amennyiben a név alapján nem azonosítható be a futárszolgálat, mert pl. úgy hívják a szállítási módot, hogy “Házhozszállítás futárszolgálattal” úgy csak manuálisan lehet elvégezni a hozzárendelést.
Törzsadatok / Beállítások lenyíló / Szállítási módok listája
Szállítási módok listájában található gyorskereső is, itt minden szállítási módhoz beállítható a futárszolgálat.
A futárszolgálatok hozzárendelése a szállítási módokhoz a GLS és MPL API kapcsolat használatánál elengedhetetlen, mivel csak azon csomagok adhatóak át a futárszolgálatoknak API kapcsolattal, mely csomagok szállítási módjához be lett állítva a megfelelő futárszolgálat!
