Jelenlegi törvényi szabályozás mellett több lehetőség is van az E-Számla előállítására és archiválására. E-számla kiállításánál az Okos-Ügyvitel valamennyi számlázó modulja beállítástól függően “Minősített digitális aláírással” látja el a kigenerált PDF számlákat, így a hatályos jogszabályoknak megfelelően ezen dokumentumok Elektronikus számlának, e-számlának minősülnek.
Díjmentesség biztosításához fontos törvényi változás volt, hogy jelenleg már az elektronikusan aláírt számlát nem szükséges időbélyeggel is ellátni.
Nincs darabonkénti felár, ráadásul az ingyenes számlázó modulokban is elérhető az eszámla szolgáltatás az Okos-Számla Mini programtól az Okos-Ügyvitel Webshop Manager-ig bezárólag.
Elektronikus számla annyiban különbözik a papír alapú számlától lényegében, hogy maga a számla nem egy papír, hanem egy elektronikus adat, fájl. Így ennek megőrzésében, befogadásában van lényeges különbség, mivel azt csak elektronikusan szabályos tárolni és esetleges NAV ellenőrzésnél elektronikus formában kell az adóhatóság részére biztosítani.
Törzsadatok / Bizonylat tömbök listájában a számla típusú számla tömbhöz mostantól kiválasztható, hogy a Bizonylat forma: “Papír alapú bizonylat”, vagy “Elektronikus bizonylat”. A megadott típusnak megfelelően, ha új számlát készítünk, a számla ablakon a Nyomtatási sablon fül alatt a Biz. forma mező automatikusan frissül a beállításnak megfelelően.
Figyelem! Amennyiben mostantól elektronikus számla használatát szeretnék bevezetni, úgy elsősorban ezt a beállítást javasoljuk, így a számla tömb alapján minden új számla elektronikus számla lesz, ha az ügyfél adatoknál, vagy eseti számla kiállításnál ez nem kerül felülbírálásra.
Törzsadatok / Ügyfelek listájában az ügyfél adatlapját szerkesztve a Kiegészítő adatok / Egyéb fül alatt megadható ügyfélhez dedikáltan a Számla típus: “Papír alapú bizonylat”, vagy “Elektronikus bizonylat”.
Ez a megoldás a szokásos használattól eltérő ügyfél igényekre ad megoldást, így például ha papír alapon számlázunk, de van pár ügyfelünk, aki elektronikus számlát szeretne befogadni, úgy ez külön megadható.
Számla ablakon a Nyomtatási sablon fül alatt a Biz. forma mezőben egyedileg módosítható a számla típusa papír, vagy elektonikus számla kiállításhoz kapcsolódóan.
Amennyiben meglévő webáruházhoz be van állítva az automatikus számlázás és papír számlák helyett mostantól elektronikus számlákat szeretnénk kiállítani, úgy nincs más teendő, mint a Törzsadatok / Bizonylat tömbök listájában be kell állítani Bizonylat forma mezőnél az “Elektronikus bizonylat” értéket, így minden új számla mely automatikusan generálódik a webáruház szinkronnal, már elektronikus számla lesz
Törzsadatok / Bizonylat tömbök listájában be kell állítani Bizonylat forma mezőnél az “Elektronikus bizonylat” értéket a használt számla tömbhöz, így a tömeges számla generálásnál automatikusan eszámla fog létre jönni.
Mind a számla listában, számla kosárban, tömeges számla nyomtatási listán, Webshop managerben a számla sorszám előtt megjelenő ikon mutatja, hogy az adott számla típusa alapján papír alapú számla, vagy elektronikus számla.
Elektronikus számla nyomtatási képén a Számla fejléc szövege alatt automatikusan nyomtatásra kerül az “Elektronikus számla” felirat.
Az elektronikus számlák csak és kizárólag elektronikus formában tárolhatóak. (Abban az esetben, ha az adóalany az elektronikus számlákat kizárólag papíralapon őrzi meg, az Áfa tv. előírásába ütközően jár el, ami miatt az adóhatóság az Art. rendelkezése értelmében mulasztási bírságot állapíthat meg.)
Az elektronikus számlák letölthetőek a programból ugyanúgy, ahogy a papír alapú számlák. A különbség, hogy a papír alapú számlákat ki kell nyomtatni és papír alapon kell tárolni, míg az elektronikus számlákat, a letöltött PDF fájlokat egy elektronikus adathordozón kell tárolni. Az Okos-Ügyvitelből tömegesen is letölthetőek ezen számlák a “Számlázás / Műveletek / Számlák tömeges nyomtatása/mentése…” művelettel (kivétel az Okos-Számla Mini, ahol egyesével menthetőek le a számlák), így biztosítjuk Önöknek az eszámlák letöltését az archiváláshoz. A letöltött számlák tárolásáról Önöknek kell gondoskodniuk. (Okos-Számla Mini és Okos-Számla és Készlet Mini esetén a nyomtatási képként megjelenített PDF fájlt lehet letölteni egyesével, mely e-számlaként tárolandó és megőrizendő)
Az elektronikus számlák archiválásánál biztosítani kell az adattartalom változtathatatlanságát és hosszú távú megőrzését. Az Okos-Ügyvitelben generált elektronikus számlák mivel minősített digitális aláírással kerülnek ellátásra, ez a technológia Önmagában biztosítja az adattartalom változtathatatlanságát, így a törvényi feltételeknek eleget tesz.
Továbbá az archiválás biztosítása kapcsán a fentieken felül kiegészítő fejlesztés is készült, mely a NAV Online Számla rendszer leírása alapján került fejlesztésre az általuk készült dokumentáció alapján:
Dokumentáció leíráshoz kattintson ide
“2.6.1 Archiválás”
“Az elektonikus számlázás terjedésének lényeges akadályaként voltak azonosíthatóak az elektronikus számla digitális archiválásával kapcsolatos szabályozás értelmezésével, a gyakorlatban előforduló megoldások megfelelőségével kapcsolatos bizonytalanságok. Az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet bevezette annak lehetőségét, hogy az elektronikus számlák archiválását az adatszolgáltatásba épített és az elektronikus számla adattartalmát védő hash-kóddal is lehet teljesíteni, más, e jogszabályban felsorolt módszerek mellett. Erre az Online Számla rendszer az alábbi megoldást nyújtja: A számlázási folyamatban az eladó oldalán létrejön egy elektronikus számla dokumentum (például: egy elektronikus aláírással és időpecséttel nem ellátott PDF fájl), melyre a jelen specifikációban megjelölt lenyomatképző algoritmusok egyikével az eladó rendszere hash-kódot képez. Ezt a hexadecimális számot a számláról adott adatszolgáltatás részeként közli a NAV-val (electronicInvoiceHash elem az invoiceApi.xsd-ben). Eladó oldalon a kibocsátott, vevő oldalon az eladótól kapott elektronikus számlát megfelelő adathordozón őrizni kell. Ha egy adóhatósági ellenőrzés közben az elektronikus számla (ami egy fájl, ebben a példában egy PDF fájl) hitelességét és sértetlenségét igazolni szükséges, akkor erre megfelelő módszer az őrzött állományon az eladó által az adatszolgáltatásban megjelölt algoritmussal képzett hash-érték, valamint az eladó/vevő által őrzött állomány adott algoritmussal képzett hash-értékének egyezősége. Ha tehát az ellenőrzés közben az adott algoritmussal megképzett hash-érték azonos azzal, amit az eladó a számla kiállításakor megadott, akkor bizonyítottnak tekinthető az elektronikus számla NAV Online Számla rendszer 156. oldal Áfa tv-ben megkövetelt hitelessége (ténylegesen az eladó adta ki) és sértetlensége (keletkezése óta az adattartalmán nem módosítottak). Elektronikus számlaadat-szolgáltatás esetén nem kötelező a hash-érték megképzése és szerepeltetése az adatszolgáltatásban. Ez egy lehetőség az elektronikus számlához kapcsolódó digitális archiválási kötelezettség hatékony teljesítésére”
Az Okos-Ügyvitel elektonikus számla adatszolgáltatásába beépítésre került a NAV számlaadat-szolgáltatás során, hogy az eszámlához kapcsolódó hash-érték a NAV rendszerébe átadásra kerül a számla adatszolgáltatással, mely biztosítja az adattartalom változtathatatlanságát.