Először is fontos tisztázni, hogy csupán a köznyelvben létezik az a fogalom, hogy előlegszámla. Számvitelileg ez is egy számla, azaz ugyanaz a szigorú számadású bizonylat, csupán azzal a különbséggel, hogy nem egy termék értékesítést, vagy szolgáltatás nyújtást számlázzuk ki, hanem a kapott előleget. Éppen ezért nagyon lényeges, hogy előleget elméletben akkor számlázhatunk ki, de egyben akkor ki is kell számláznunk, ha a pénzt megkaptuk, készpénzben, vagy akár átutalással, de a termék értékesítése, vagy szolgáltatás nyújtás még nem történt meg! (egyben ekkor keletkezik áfa fizetési kötelezettségünk is, mivel az előleg áfa-s tétel)

• Kiállítunk egy előlegbekérő dokumentumot -> Megkapjuk az előleget készpénzben, vagy átutalással -> Kiállítjuk az előlegről a számlát – > Végszámla kiállításánál levonjuk a korábbi előleg számlát

• Előleg bekérő kiállítása: hozzunk létre az Értékesítés / Megrendelések alatt egy megrendelést (a fejléc szövege átnevezhető a Bizonylat tömbök menüpont alatt tetszőlegesen “Díjbekérőre”, vagy “Proforma számlára”, vagy kinek mi tetszik lényegében). A megrendelésen alsó megjegyzésként fel lehet tüntetni kézzel a fizetendő előleg értékét, ha előleg bekérőnek csak részösszeget szeretnénk megadni!



 

A megrendelésen megadott megjegyzés látható a PDF díjbekérő bizonylaton:



• Ha megérkezett az előleg állítsuk ki az előlegről a számlát: Értékesítés / Számlázás / Műveletek / Új előleg számla kiállítása
• Teljesül az ügylet: a korábban kiállított megrendelésünkből, ami még mindig Nyitott státuszban van, készítsünk Végszámlát, majd a megjelenő számla ablakon a Műveletek menüpont alól válasszuk az Előleg számla beszámítása opciót, így ki tudjuk választani a vevő korábbi előleg számláját és ezzel csökkentjük a fizetendő végösszeget is egyben

Tipp: Ha szeretnénk jelölni a korábban megrendelésként felvitt bizonylatot, hogy az előleg be lett fizetve, akkor a Megrendelés bizonylat kategóriájában ez beállítható, így láthatjuk, hogy az adott rendelésre az előleg megérkezett és ki van már fizetve!