Alap esetben a számla áfa értékét a kiállító a szállító fizeti meg az állam részére, míg a befogadó fél, a vásárló rendelkezhet áfa levonási joggal. A fordított áfa leegyszerűsítve ehhez képest annyiban tér el, hogy az áfa fizetési kötelezettség nem a számla kiállítót terheli, hanem a befogadót, azaz a vásárlót. Az, hogy a vevő rendelkezik-e áfa levonási joggal a fordított áfa értelmezésében mellékes. Mindezek értelmében a kimenő számla Áfa felszámítása nélkül kerül kiállításra.
Előnye mindenképpen az, hogy azon vállalkozások, melyek olyan tevékenységet folytatnak, hogy fordított áfa-s ügyleteket számláznak, a törvény védi őket azáltal, hogy függetlenül attól, hogy a vevő kifizette-e az általuk elvégzett szolgáltatást, nem keletkezik áfa fizetési kötelezettségük. (korábban rengeteg cég ment csődbe azért, mivel teljesítették a megrendelő által rendelt szolgáltatást, de a vevő végül nem fizetett időben, közben az áfa költségeit pedig meg kellett előlegezni az állam részére, hiszen a számla jogosan készült el, mivel a munkát elvégezték.)
A fordított ÁFA alkalmazását az ÁFA törvény 142.§ írja le részletesen
Fő szabályként az áfa törvény a következőt határozza meg:
- A szolgáltatás nyújtásának minősülő olyan építési-szerelési és egyéb szerelési munka esetében, amely ingatlan létrehozatalára, bővítésére, átalakítására vagy egyéb megváltoztatására – ideértve az ingatlan bontással történő megszüntetését is – irányul, feltéve, hogy az ingatlan létrehozatala, bővítése, átalakítása, egyéb megváltoztatása építési hatósági engedély-köteles vagy építési hatósági tudomásulvételi eljáráshoz kötött, amelyről a szolgáltatás igénybevevője előzetesen és írásban köteles nyilatkozni a szolgáltatás nyújtójának
Az áfa törvény részletesen tartalmazza továbbá a fordított adózás alá tartozó termékek listáját.
Az okos-ügyvitelben található online számlázó programban található Fordított áfa kulcs is, így a számlázandó termékhez a törzs adatokban ki lehet választani a megfelelő áfa kulcsot. A számla kiállításakor a számlán szerepelni fog a Fordított áfa kifejezés, mely a törvényi előírások szerint kötelező!