Első és legfontosabb információ, hogy a számlák továbbíthatóak e-mailen teljesen szabályosan és törvényesen, akár PDF formátumban!
Fontos, hogy ez nem elektronikus számlázást jelent (hiszen a számla saját példányát papír alapon ki kell nyomtatnunk), hanem csupán annyit, hogy a vevő példányát nem a kiállító nyomtatja ki, hanem a vevő, azaz a számlát befogadó fél. Az emailen továbbított bizonylat a vevő számára csak akkor lesz tényleges adóügyi bizonylat, ha azt ki is nyomtatja! Éppen ezért az emailen továbbított számla csupán egy távnyomtatást jelent, amit az ügyfelünk, a vevőnk végez el helyettünk. A módszer segítségével rengeteg idő spórolható meg, hogy nem kell postára menni, sorban állni, hanem egy egyszerű email útján küldjük el a számlát, ráadásul így a posta költség is teljes mértékben megspórolható, ami több száz (vagy ezer) számlánál már komoly megtakarítást jelent!
Ez azért lehetséges, mivel már megszűnt a számlák nyomtatási példányszámához kapcsolódó előírások, így nem kell a számlák nyomtatási példányszámát sem sorszámozni, sem megjelölni azt a tényt, hogy eredeti, vagy másolati példányt nyomtatunk, hiszen mindkét fogalom lényegében megszűnt! Azaz, csak olyan számla létezik, melynek összes nyomtatási példánya formában és tartalmilag is teljesen azonos, függetlenül a kinyomtatott példányszámtól! Törvényi háttér ismertetése
Célszerű kérni az emailen kiküldött számlák esetében, hogy a vevő igazolja le, hogy a számlát megkapta, de amennyiben a pénzügyi rendezés mégis elmaradna, akkor célszerű lehet utólag ajánlottan is kiküldeni a számlát a biztonság érdekében. (ez még így is csak pár számlát érinthet, ha az ügyfeleik nem szoktak ilyen trükkökhöz folyamodni a számlázásnál)
- Postázási költség 0 Ft
- Megszűnik a felesleges sorban állás a postán, hiszen a számlát elküldjük emailen
- A vevő azonnal tud utalni, hiszen egyből megkapja a számláját, így Ön is hamarabb megkapja a pénzét
- Bármilyen tévedés, vagy hibás számlázás esetén azonnal tud reagálni vevője
Olvassa el a távnyomtatási funkciókat, mely elérhető az Okos-Ügyvitelben
E-számla és a számla között az a lényeges különbség, hogy maga a bizonylat egy elekronikus fájl és nem egy kinyomtatott papír számla! E-számla bevezetése kapcsán fontos tudnivaló, hogy a szolgáltató cégek számlánként átlagban 50 Ft-ot felszámolnak minden kiállított számla esetében, míg távnyomtatás esetén csupán egy egyszeri nyomtatási költsége lesz, ami jóval kedvezőbb még az eszámlával szemben is!
Érdekesség: Jelenleg a PDF alapú számla is alkalmas lehetne elektronikus számlázásra, mivel az elektronikus számlára vonatkozó szigorú szabályozást csökkentették. Azaz már NEM KELL sem időbélyeggel, sem elektronikus aláírással ellátni az e-számlákat! Ez nagyon kedvező, hiszen végre nem kéne papír alapú számlákat kibocsátani!
VISZONT! Most jön a magyar törvényi jogszabályok furcsasága, ami miatt még továbbra is papír alapon kell kiállítani a számlákat a számlázó programokból:
Ugyan az előállítás során nem kell időbélyeg és elektronikus aláírás az e-számlára vonatkozóan, DE minden elektronikus számla archiválását a törvény írja elő, azokat pedig időbélyeggel és elektronikus aláírással kell ellátni és ennek megfelelően tárolni, mind a kiállító mind a befogadói oldalon! /Archiválási törvény: http://njt.hu/cgi_bin/njt_doc.cgi?docid=111294.158544/
Azaz, nem a kiállítás gátolja jelenleg az elektronikus számlák terjedését, hanem a tárolásuk!